Lediga jobb Wise Group AB i Jönköping

ITAB is on an exciting journey, strengthening its position as a leading retail solutions partner in Europe, accelerated by the HMY acquisition.
As a solution provider, ITAB Group works side-by-side with retailers to drive sales growth, deepen consumer engagement, and enhance operational performance.
Guided by our shared ambition “Co-creating retail experiences that connect people with brands they love,” we combine deep retail expertise, innovation, and collaboration to create meaningful and impactful retail environments.
We are now looking for an experienced Executive Assistant to support our incoming Group CEO, who assumes the role on 1 May 2026. This is a unique opportunity to take on a trusted role at the core of a global organization and play a key part in shaping executive ways of working.
THE ROLE
As Executive Assistant to the Group CEO, you work in close partnership with the CEO and are an integrated part of the Group Management context. The role goes beyond traditional administrative support. You help create structure and clarity that supports the management team to focus on their teams and the business. At times, you may travel with the CEO to support relationship?building and gain deeper business understanding.
Over time, you will build a broad internal network and become a natural go-to person, someone who understands the organisation, the stakeholders and the dynamics across functions and countries. This requires presence and a genuine interest in people and the business.

Key responsibilities (scope will evolve with business needs)
· Own the CEO’s agenda with access to the leadership team calendars to enable smooth alignment.
· Manage and structure relevant parts of the CEO’s inbox.
· Build and maintain a yearly calendar for leadership and executive forums, with well?aligned meeting frequency, the right participants, and a structure where meetings build on each other.
· Own the full meeting process for executive forums: agendas, logistics, materials, minutes/notes, action tracking and follow-up.
· Prepare the CEO ahead of key forums by reviewing meeting material in advance, highlighting priorities, and supporting decision-making and dialogue.
· Support communication flows between Group Management, Market Business Units and Group Functions, helping to establish clearer routines and timely information sharing.
· Coordinate strategic planning cycles, selected change and development initiatives, and executive?level interactions, including board?related matters when relevant.
· Plan and coordinate travel, internal conferences and leadership events (ranging from larger gatherings to recurring leadership activities).
· Handle confidential information with the highest level of integrity and discretion.

WHO YOU ARE
You are a senior Executive Assistant (or in a comparable role) who thrives in complexity, enjoys creating structure, and builds trust quickly with senior stakeholders. You are proactive, calm under pressure, and you naturally “stay one step ahead” while keeping a service-minded, pragmatic approach.
We believe you have:
· 5–10+ years of experience as an Executive Assistant or in a similar senior administrative role supporting top leadership in an international, complex organisation (matrix experience is a plus).
· Strong ability to create structure, drive effective leadership routines, and manage work with a high degree of confidentiality.
· Solid working knowledge of the Microsoft Office suite (no need to be a specialist, but you’re confident from day one and eager to learn).
· Fluency in English, spoken and written (ITAB’s corporate language). Swedish is a plus but not a requirement. Additional European languages are an advantage.
· Relevant post-secondary education or equivalent professional experience.
Location & ways of working
We prefer that you are based at ITAB’s head office in Jönköping, as on-site presence supports faster onboarding, stronger relationships and effective day-to-day support to the CEO and Group Management.
That said, Stockholm is also available location for the right person. If based in Stockholm, the role will still require regular on-site presence in Jönköping and participation in key leadership forums as needed.
WHY ITAB?
This is a high-impact opportunity to help shape executive support and leadership routines in a global organisation with strong growth. ITAB helps retailers turn consumer brand experience into effective physical environments, combining design, shop fitting solutions, checkouts and retail technology, consumer flow solutions, lighting and digital in-store solutions.

TALENT SPEAKS LOUDER In this recruitment process, ITAB Group is partnering with Wise Admin.
We do not accept applications by email. Instead, you are welcome to apply easily with your CV or LinkedIn profile via wise.se. We use competency-based recruitment as our method, as part of our ambition to achieve a more potential-focused match. We therefore strongly encourage applicants with diverse backgrounds, ages, and experiences to apply, as we believe that diversity enriches us all and makes our organisation stronger and smarter.
If you have any questions about the process or the role, please contact the responsible Recruitment Consultant, Stephanie Grammenidis Hagman, at [email protected]. Interviews are conducted on an ongoing basis, and the role may be filled before the final application deadline.
We look forward to receiving your application! Visa mindre

OM ROLLEN
Vill du arbeta i en bred och betydelsefull roll inom både lön och HR – i en verksamhet där teamkänsla, service och arbetsglädje står högt på agendan? Trivs du i en arbetsmiljö där man hjälps åt, har nära till skratt och där kollegor gärna tittar förbi för att ställa frågor eller bara säga hej? Då är detta rollen för dig.
Vår kund utanför Jönköping söker nu en Lön/HR?administratör till sitt team i Habo. Uppdraget är på heltid med start i april och sträcker sig initialt året ut, med mycket goda möjligheter till förlängning eller framtida anställning. Du har även möjlighet att arbeta hemifrån upp till två dagar i veckan.
Vi välkomnar både dig som vill bli anställd men börja som konsult hos vår kund och dig som redan arbetar som konsult och söker ett interimsuppdrag.

DIN PROFIL
I denna roll blir du en central del av ett sammansvetsat HR- och löneteam där du arbetar brett med både löneprocesser och HR?administration. Fokus ligger på löneområdet, men du kommer även att bidra till interna aktiviteter och stötta verksamheten i olika HR?relaterade frågor som uppstår i vardagen.
Du arbetar nära både HR?chef och löneansvarig och blir en viktig kontaktpunkt för medarbetare och chefer. Här råder en kultur med öppna dörrar, nära dialog och en stark servicekänsla.
Dina arbetsuppgifter:
Lön
Du ansvarar för hela löneprocessen för cirka 660 medarbetare – från ax till limpa. Det innebär bland annat att du arbetar med inläsning och hantering av filer kopplade till lön, administration av tidrapporter och frånvaro i tidrapporteringssystemet, hantering av läkarintyg samt kontakt med medarbetare vid behov. Du hanterar bilförmåner, reseräkningar, tar fram intern och extern statistik samt bokföringsfiler till ekonomi. Rollen innehåller också löpande administration kopplad till lön.
HR?administration
Du stöttar i rekryteringsadministration, hjälper till i planering och administration av interna personalaktiviteter. Uppdaterar intern kommunikation via digitala kanaler. Du stödjer även enklare onboarding? och offboardingmoment samt bevakar HR brevlådan.

VEM SÖKER VI?
Vi söker dig som har 1–2 års erfarenhet av lönearbete och en god förståelse för hela löneprocessen och trygg i den. Har du erfarenhet av SD Worx är det meriterande. Erfarenhet av HR?administration ser vi som ett stort plus.
Som person är du serviceinriktad och trygg i kontakten med både medarbetare och chefer. Du arbetar strukturerat, noggrant och tar ansvar för dina uppgifter. Du trivs i nära samarbete, bidrar till en positiv och prestigelös teamkultur och känner dig bekväm med att hantera både administrativa detaljer och många kontaktytor.
För att trivas i rollen behöver du uppskatta en arbetsplats med högt engagemang och god stämning – där man hjälps åt, skrattar tillsammans och där vardagen är fylld av spontana frågor och möten.

NÄR DU BLIR EN AV OSS
Som konsult hos Wise blir du en del av ett sammanhang där vi värdesätter både din trygghet och din utveckling. Vi erbjuder marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – för oss är inget viktigare än att du känner dig trygg i din anställning.
Från dag ett på ditt konsultuppdrag får du möjlighet att utvecklas, utmanas och påverka framtidens arbetsplatser – tillsammans med engagerade kollegor, och med oss som ständigt bollplank. Oavsett var du befinner dig i karriären ska rollen som konsult ge dig erfarenheter, kunskaper och inspiration inför nästa steg.
Välkommen till Wise – en värld full av möjligheter!

DIN ANSÖKAN
För att söka rollen klicka på ”Ansök nu”, samt bifoga CV. Notera att vi ej kan ta emot ansökningar via mail. I konsultvärden går det ofta snabbt så tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med din ansökan.
Har du frågor om rollen är du välkommen att kontakta ansvarig konsultchef Kim Lovén ([email protected]) eller Talent Acquisition Specialist Gabriella Olaison ([email protected]). Visa mindre